Wat zijn de ideale stappen bij een succesvol sollicitatietraject?

Stef Aelmans 7-2-2019 11:32
Categorieën: Stael Recruitment

Je vacature staat al maanden open. Eindelijk heb je een goede kandidaat. Dan worden de gesprekken ingepland. Rondleidingen, meeloopdagen, arbeidsvoorwaarden gesprek en dan…..nog de vacature niet ingevuld.
Klinkt je dit bekend. Lees dan snel verder hoe je dit kunt voorkomen.

Je vacature staat al maanden open. Eindelijk heb je een goede kandidaat.
Dan worden de gesprekken ingepland. Rondleidingen, meeloopdagen, het arbeidsvoorwaardengesprek en dan…..nog de vacature niet ingevuld.
Helaas gebeurt dit regelmatig en voorkomen kun je het nooit. Wel zijn er manieren om deze kans zo klein mogelijk te maken.
In dit blog vind je de ideale stappen bij een succesvol sollicitatietraject

Sollicitatietrajecten zijn intensief
Een sollicitatietraject is vaak intensief en omvangrijk.
Je wilt tegenwoordig steeds beter weten en zien dat iemand daadwerkelijk op de functie en binnen jouw bedrijf past.
Alleen, deze positieve trend heeft ook een keerzijde. Ga maar na: 
     • Trajecten duren langer
     • zijn intensiever qua gesprekken
     • je organiseert meeloopdagen
     • je wilt testen en
     • je gaat onderhandelen
En daar zit juist een groot afbreukrisico. Dit kan ervoor zorgen dat je zonder geschikte kandidaat komt te staan.

75 dagen wachten
Uit onderzoek blijkt dat de gemiddelde time to hire 75 dagen bedraagt. Dit betekent 75 dagen vanaf vacature tot een getekende arbeidsovereenkomst. Vaak moet een kandidaat nog opzeggen en daadwerkelijk beginnen waardoor dit snel oploopt naar 4 maanden voordat iemand start. Tegenwoordig is in de procesindustrie een time to hire van 100 dagen geen uitzondering meer.

Hoe voorkom je deze (lange) time to hire en verhoog je de kans op succes?
Zelf hanteer ik een werkwijze waardoor de kans groot is om een vacature binnen 6 weken in te vullen.

Bepalen en zoeken
‘Bezint eer ge begint’. Voordenken kan je heel veel brengen en besparen in kosten, tijd en energie.
Concreet betekent dit:

1. Vacatureprofiel herschrijven
Maak ieder vacatureprofiel specifiek, tenzij je veel standaardfuncties hebt (zoals procesoperator, productiemedewerkers, monteurs).

     Wil je hier meer over weten? Lees dan dit blogartikel: vacaturetips

2. Uitzetten en zoeken
Zet je vacature uit in het juiste netwerk. Denk aan specifieke websites en LinkedIn groepen waar je doelgroep actief is. De belangrijkste succesfactor bij werving is om proactief mensen te benaderen. Vaak ligt dit bij een recruitment-afdeling of een externe partij. Door hier tijd in te investeren en focus op te leggen krijg je sneller positieve reacties en waardevolle informatie, namelijk;
     • Of je een groot bereik/doelgroep hebt van je vacature; clicks en views
     • Hoe je vacature in de smaak valt door de reacties of feedback
     • Positieve reacties ontvang je vaak binnen een paar weken. Daardoor kun je direct aan de slag.

En dan, een duidelijk sollicitatietraject
3. Sollicitatietraject
Wanneer je een aantal CV’s hebt ontvangen begint het sollicitatietraject. Hier zit de eerste winst!
Door de binnen gekomen CV’s snel te bespreken met de desbetreffende personen. Probeer binnen 3 dagen een reactie te geven aan de kandidaat of hij of zij in procedure wordt genomen.

Hoe ziet het ideale sollicitatietraject eruit?
1. Plan van tevoren hoe het sollicitatietraject eruitziet: het aantal gesprekken, rondleidingen en testen. Zo weet je de doorlooptijden. Kijk kritisch hoe je dit efficiënt kunt inplannen. Daardoor duurt de procedure zo kort mogelijk. Ideaal bezien plan je alles in 2-3 weken. Zo hou je focus, de aandacht vast en hou je kandidaten enthousiast. Stel ook criteria op waar je kandidaten op wil beoordelen: welke vragen, welke testen en een eventueel assessment. Hoe uniformer je dit doet, hoe beter en objectiever je kunt beoordelen.

     TIP: Als je weet dat bepaalde afspraken lastig in te plannen zijn reserveer dan vooraf enkele dagen en tijdstippen.
     Het is makkelijker deze te annuleren dan iets ertussen te plannen.

2. Deel je planning zo vroeg mogelijk met de kandidaat. Neem bij het uitnodigen van een kandidaat de procedure door en deel eventuele (gesprek)data.

3. Zorg dat je zo snel mogelijk duidelijkheid hebt hoe een kandidaat in de wedstrijd zit. Probeer zoveel mogelijk informatie vooraf of in het eerste gesprek boven tafel te krijgen: arbeidsvoorwaarden, ambities, verwachtingen en afspraken.

Voorkomen is beter dan genezen
In de praktijk zie ik zo’n sollicitatietraject vaak verkeerd lopen, waarbij vaak drie onderstaande redenen de oorzaak zijn van een moeizaam of afgebroken sollicitatietraject.
1. Te lang wachten met communiceren met kandidaten. Idealiter reageer je binnen 24 uur op de sollicitatie of CV en houd je de kandidaat proactief op de hoogte over de stappen en duur.

2. Sollicitatietrajecten die langer duren dan 4 weken. Grote kans dat het enthousiasme bij je kandidaat afneemt naarmate dit langer duurt maar ook dat je eigen geest vertroebeld.

3. Verwachten van gouden bergen. Krijg je weinig of slechte reacties op de vacature, kijk dan nog eens kritisch naar het functieprofiel. Datzelfde geldt voor de procedure. Als je kandidaten ziet afhaken of onvoldoende tegemoetkomen aan de wensen, dan is dat een aandachtspunt om naar te kijken. Blijf realistisch in wat je mag en kan verwachten.

Aandachtspunten bij een succesvol sollicitatietraject
1. Je vacature is je nummer-1 prioriteit. Leg hier met je collega’s focus op. Als een kandidaat alleen op een bepaalde dag of tijdstip beschikbaar is, wees dan flexibel en creëer ruimte in de agenda. Voorkom dat gesprekken naar achteren geschoven worden voor een onbelangrijk(er) overleg.

2. Iedereen wil belangrijk gevonden worden. Geef de kandidaat dit gevoel en laat dit merken tijdens het traject.

3. Neem je zelf voor dat de sollicitatieprocedure maximaal 3 weken mag duren. Plan daar het traject omheen.

Als je bovenstaande werkwijze hanteert, dan zul je zien dat je slagingspercentage aanzienlijk toeneemt. Zelf hanteer ik 6 weken voor een volledig traject, mijn ervaring is dat ik binnen 3 weken vaak de juiste kandidaat heb gevonden. Dit zijn ook de meest prettige en succesvolle trajecten die plaatsvinden voor de kandidaten en de werkgever!

Ben je benieuwd naar zo’n traject? Lees dan de referentie van de VIB-fabriek
Of neem gewoon vrijblijvend contact met mij op om te kijken hoe ik je kan helpen.
Je kan mij bereiken op 06-57007793 of via mail op stef@staelrecruitment.nl

Tot de volgende


Reageer

Adviseur
Stef Aelmans
Telefoon: (06) 5700 7793